Secrétaire médicale en consultations médecine

Pour le Centre Hospitalier de SACLAY MISSIONS Missions générales Assurer l'accueil des patients, veiller au bon fonctionnement du secrétariat du service des consultations externes.

-La secrétaire ou AMA est à l'interface entre le service des consultations externes, les patients, le public, les prescripteurs et les services cliniques, médico-techniques et administratifs.

-Elle contribue à la prise en charge globale des patients par :
o La maitrise des techniques de communication, o La maitrise des outils informatiques, o La coordination du parcours patient, o La continuité de la prise en charge administrative des patients.

Missions spécifiques Gestion des rendez-vous physiques et téléphoniques :

-Recherche de l'antériorité des patients déjà connus,
-Renseignement des données dans le logiciel patient, Préparation des consultations :

-Impression des listes des consultations à l'aide de DxPlanning au quotidien (veille pour le lendemain).

-Recherche des dossiers aux archives et dans les services d'hospitalisation (DxPlanning et Cora) pour les consultations des différents médecins,
-Création des dossiers de première fois,
-Réactualisation des dossiers des années antérieures (support papier et informatique).

-Ouverture de la session informatique dans chaque salle de consultation Page 3 sur 4
-Préparation des salles de consultations entre chaque vacation.

Accueil et information :

-Accueil téléphonique et physique des patients et accompagnants,
-Réception téléphonique et numérique des demandes internes,
-Réception des fiches de circulation et recueil des données administratives,
-Prévenir les médecins de l'arrivée du premier patient,
-Prise, ou report de rendez-vous.

Classement et archivage :

-Récupération des dossiers dans les salles de consultations,
-Compléter les dossiers selon la spécialité,
-Dispatching des dossiers dans les services destinataires,
-Saisie des compte-rendus, s'assurer de leur validation médicale, de leur envoie et de leur archivage.

-Veiller à la traçabilité selon les protocoles de service et d'établissement.

Autres tâches :

-Gestion des commandes de bureautique,
-Gestion des plannings médicaux,
-Gestion de la répartition des salles de consultations,
-Gestion du courrier,
-Saisie de compte-rendus.

-Assurer des missions de référente Missions ponctuelles
-Participation à l'extraction de données afin de réaliser des statistiques,
-Participation à des réunions, groupes de travail, de service, de pôle ou institutionnelles
-Renfort, le cas échéant, dans les autres secrétariats du pôle médico-technique RELATIONS HIERARCHIQUES Direction des ressources humaines, Cadre supérieur de santé du pôle médico-technique, Cadre de santé du service des consultations externes, RELATIONS FONCTIONNELLES Médecins, personnel paramédical, services médico-techniques, services techniques généraux, services administratifs, secrétaires des services de soins, agents hospitaliers.

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL Conformément à la charte de travail du GHNE Le secrétariat est ouvert de 8h30 à 18h00, du lundi au vendredi sauf jours fériés.

Diplômes :
Diplôme d'AMA, secrétariat médical ou secrétariat.

Capacités requises Savoir :
Maitrise de l'outil informatique et de la bureautique (Office, Word, Excel, Outlook, Power point), Maitrise du français oral et écrit, Connaissance du vocabulaire médical, Maitrise de la dactylographie, Connaissance des techniques de communication et d'accueil téléphonique, Connaissance des droits des patients, Connaissance du droit hospitalier, Connaissance des bonnes pratiques d'identitovigilance, Savoir-faire :
Accueillir et orienter les