Assistant (e) de la Directrice

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc proposent une offre de soins alliant excellence et proximité, dans le département de la Haute-Savoie, en région Auvergne-Rhône-Alpes, au sein de 4 sites :
un site à Sallanches réunissant l'hôpital et l'EHPAD, deux sites à Chamonix (hôpital et EHPAD), et un site à Cluses (Médipôle
-centre de soins et de santé).

Ils comprennent notamment un bloc opératoire de 6 salles et un plateau technique complet, avec un équipement en imagerie médicale (radio, scanner, IRM).

LE POSTE :
Les Hôpitaux du Pays du Mont Blanc recherchent un(e) Assistant(e) de direction, positionné(e) auprès de la Directrice.

Les missions principales de l'assistant(e) de la Directrice sont les suivantes :
§ Accueil physique et téléphonique, relation avec les interlocuteurs du Directeur Général (médecins, élus, partenaires institutionnels...) § Prise de RDV / gestion d'agenda / organisation et préparation des réunions, des déplacements, réservation de salle § Organisation, planification de réunions, préparation de réunions / instances et rédaction des comptes rendus / procès-verbaux § Affaires générales ; suivi des délégations de signatures de l'équipe de Direction, des publications au journal officiel ; suivi des conventions avec les partenaires institutionnels... § Traitement, mise en forme de documents et diffusions (Comptes-rendus, courriers, publipostage, notes de service et d'information) § Aide à la gestion de dossiers divers (appels à projets, ...).

§ Veille sur les dossiers « télérecours » (plateforme de communication concernant les contentieux au tribunal) et orientation des messages reçus vers les interlocuteurs gestionnaires adéquats (relations usagers, DRH, Direction des Affaires Médicales, Directeur des Moyens Opérationnels...).

§ Préparation des dossiers relevant de la Direction Générale § Tri du courrier de l'établissement et préparation de réponses aux courriers par délégation du Directeur Général § Activités annexes :
participation à l'organisation d'événements, assistance aux actions de communications, gestion de l'Intranet de l'établissement, gestion de dossiers en propre, notamment les réquisitions judiciaires en lien avec les Forces de gendarmerie ou de Police... § Elaboration de notes succinctes et traitement de dossiers pour le Directeur Général et l'équipe de Direction Le poste proposé est à temps plein, sur la base de 35 heures par semaine (25 jours de congés annuels + 2 jours de congés hors période selon conditions).

Possibilité de travailler sur des semaines de 4 jours et demi.

PROFIL RECHERCHÉ :
Les compétences et qualités requises sont les suivantes :
§ Sens de l'organisation et rigueur § Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe § Sens de la communication de l'information dans le respect du secret professionnel et de la confidentialité § Maîtrise des principaux outils bureautiques § Bon relationnel § Dynamisme § Sens du travail en équipe § Disponibilité § Réactivité § Discrétion professionnelle § Esprit d'initiative § Capacité d'analyse, de compréhension des sujets, des acteurs concernés et des enjeux pour prioriser ses actions Une expérience dans le domaine de l'assistance de Direction / ou la réalisation de missions administratives serait appréciée, de même qu'une connaissance préalable de l'environnement hospitalier.

Niveau d'étude :
Bac+2 minimum M.

Antoine KEMPF

Contrat :
CDD