Secrétaire de Direction ressources humaines

L'ÉTABLISSEMENT :
L'Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) du Finistère Sud est l'établissement de référence en psychiatrie et santé mentale du territoire.

Il couvre une population de plus de 290 000 habitants.

En tant qu'établissement public de santé, il intervient dans la prévention, le diagnostic et le soin des troubles psychiatriques de l'ensemble de la population résidente dans la zone géographique du Finistère Sud :
Audierne, Briec, Châteaulin, Concarneau, Douarnenez, Quimper, Pont-l'Abbé, Poullan-sur-Mer, Quimper, Quimperlé, Scaër.

L'EPSM du Finistère Sud dispose de 25 structures sur le site principal de Quimper et de 42 lieux d'accueil et de prise en charge de proximité pour adultes et enfants pour mener à bien ses missions dans le cadre de la sectorisation.

Le territoire est organisé en 3 secteurs de psychiatrie pour adultes et 2 secteurs de psychiatrie pour enfants.

Une offre de soins spécialisés et intersectoriels complète cette offre :
urgences psychiatriques, psychiatrie du sujet âgé, troubles du spectre autistique, troubles des conduites addictives, réhabilitation psychosociale et le psychotraumatisme ainsi que des structures médico-sociales :
Maisons d'accueil spécialisée (Mas), Etablissement d'accueil médicalisé (EAM) et Unité de soins de longue durée (USLD).

Chaque année, près de 12 000 personnes (adultes et enfants) sont prises en charge par l'EPSM dont 83.5 % uniquement en consultation par une équipe pluri-professionnelle (psychiatres, infirmiers, psychologues, assistantes sociales...).

LE POSTE :
Secrétariat :
Accueil et renseignement du public (physique, téléphonique et mail) :
prise de messages, orientations des interlocuteurs, transmission et suivi des informations Gestion des agendas du Directeur, de l'AAH :
prise de rendez-vous, anticipation et préparation des documents relatifs à l'agenda Organisation des réunions en présentiel et distanciel :
convocation, réservation et préparation des salles, préparation du dossier Traitement du courrier, dossiers, documents :
tri, enregistrement, diffusion et archivage Traitement et mise en forme de documents :
rapports, courriers, notes de services et comptes rendus Aide constante au sein de la DRH en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers Gestion mensuelle des déclarations des situations de violences Participation aux réunions d'encadrement DRH et rédaction du compte rendu Administrateur de la gestion documentaire pour les ressources humaines dans BlueKango Tenue du répertoire des fiches de poste à l'échelle de l'établissement Suivi et mise à jour de la liste des responsables d'encadrement Mise à jour du livret d'accueil du personnel Suivi des contrôles médicaux Gestion des commandes logistiques Suivi des recrutements :
Suivi des candidatures spontanées Publication des offres d'emploi et organisation des jurys de recrutement (contact des candidats, constitution des jurys, procès-verbal, réponses) Soutien dans l'organisation des concours Gestion et suivi des instances :
Comité Social d'Etablissement et Formation Spécialisée Préparation de l'ordre du jour Diffusion de l'ordre du jour et des documents aux membres Mise en ligne des documents Mise à jour de la composition des instances CSE, FS et CAPL PROFIL RECHERCHÉ :
SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION Excellente maîtrise de l'outil informatique :
word, excel, power point, outlook, bluekango, beetween, agirh, teams, scan X Excellente orthographe et grammaire Sens du travail en équipe Aisance et discernement dans les contacts QUALITES REQUISES Discrétion professionnelle, secret professionnel Rigueur et sens de l'organisation Sens des relations hu