Secrétaire médical / médicale CRB CRC (H/F)

Horaires : Amplitude horaire de 9h à 16h30 par jour du lundi au vendredi (à réévaluer en fonction des besoins et activités)

DESCRIPTION DU SERVICE/POLE
Venez contribuer aux missions du CRC. Au sien de l'unité, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale.

Le CRC est situé sur le site de Sainte Anne. Il répond à un souhait du ministère de la santé d'améliorer la performance en matière de recherche clinique au sein des établissements de santé ; en favorisant notamment les inclusions dans les essais académiques et industriels. C'est une plateforme opérationnelle complète, mise à disposition des investigateurs et des équipes de soins engagées dans un projet de recherche.
Le CRC dispose de 2 lits dédiés à la recherche, d'un laboratoire pour le conditionnement des échantillons et de tout l'environnement nécessaire à la conduite d'un protocole en recherche clinique. Cette structure est rattachée au pôle médicotechnique et dédie une partie de son activité au Centre de Ressources Biologiques (CRB).
Aussi à la mise en place de projet du pôle médicotechnique comprenant le laboratoire de biologie médicale, les pharmacies et la stérilisation, l'équipe opérationnelle d'hygiène, CRB et CRC.
Vous êtes dynamique, vous aimez le changement, les projets, les nouvelles techniques, force de proposition, le centre de recherche clinique vous correspond.

DESCRIPTION DU POSTE
La/le secrétaire traite la saisie d'information, la tenue des dossiers, le courrier, et la liaison avec les autres structures du pôle et les partenaires extérieurs du pôle liés à l'activité des 2 unités. Elle/il accueille et renseigne les sujets.

Activités principales
- Gestion et coordination médico-administrative :
-Gestion des agendas, planification, organisations des réunions, visites, conférences, événements,
-Transmissions des messages, alertes sur les questions d'organisations.
- Archivage des dossiers
-Accueil physique et téléphonique des sujets, des familles
-Conception et rédaction de documents relatifs aux projets des services
-Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rédaction des comptes-rendus de réunions)
-Saisie des données liées à l'activité
-Aide à la rédaction des procédures
-Tenue à jour des dossiers administratifs
-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
-Vérification des informations administratives concernant le sujet dans le cadre de l'identitovigilance
-Gestion des dossiers administratifs du personnel et suivis en lien avec le cadre supérieur

- Gestion des plannings : Congés et absence du personnel
- Formation
-Recensement, gestion du planning d'après le logiciel E- PLANNING en lien avec le supérieur hiérarchique
- Archivage des demandes

- Participation à la démarche qualité et amélioration continue

Compétences requises pour le poste
- BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
- Posséder une culture médicale et de soins
Une expérience dans la recherche clinique est un plus

Savoir Faire
- Aptitudes à l'organisation de son temps de travail, aux relations humaines et à la communication
- Esprit d'initiative, sens des responsabilités et de la rigueur
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des docum