Secrétaire médical / médicale (H/F)

Le Pôle Psychiatrie Précarité est un pôle du GHU Paris
- Psychiatrie & Neurosciences. Il est composé de 6 structures internes :

- Le service d'appui « Santé Mentale et Exclusion Sociale » (SMES), composé lui-même de 2 unités fonctionnelles : l'Equipe Mobile Psychiatrie-Précarité (EMPP) et l'unité « Atelier et Chantiers Thérapeutiques ».
- Les EMPP Nord de Paris, 3 équipes réparties en territoires bien définis.
- La PASS généraliste en milieu psychiatrique.
- La valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »
- L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement
- La consultation pour migrants, CAPsyS.
- L'unité Psychologues, structures AHI, mesure 9 du Ségur.

L'équipe du pôle est sympathique, dynamique, pleine de créativité.
Le travail clinique est en lien avec des espaces de paroles et d'écoute (synthèses, réunions institutionnelles), des actions de formations, des recherches.
L'important travail de réseau fait partie de la culture de ce pôle. Des liens étroits sont établis et renouvelés avec les différents partenaires professionnels et bénévoles.
Vous trouverez en suivant une description du pôle sur le lien Pôle précarité / GHU Paris psychiatrie & neurosciences (ghu-paris.fr)

DESCRIPTION DU POSTE

MISSIONS
Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité.

Le/la secrétaire de l'unité formation enseignement recherche a pour mission de :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.) ;
- Informer, orienter et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes
Rassembler et coordonner les différentes demandes ;
- Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales ;
- Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données) ;
- Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires ;
- Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions ;
- Instruire le dossier patient CORTEXTE (création, tenue et classement). ; actualiser le classeur jaune cyberattaque ; vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance ;
- Assurer un appui technique pour CORTEXTE ; actualiser le classeur cyberattaque.
- Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistiques internes, rapport d'activité,
- Rechercher les informations nécessaires des patients connus d'autres hôpitaux (CRH ) dans le respect du secret médical ;
- Commander les ambulances GHU (PTAH) ; appel Taxi pour patients si besoin
- Commander et gérer les besoins en interprètes si besoin (rare) ;
- Gérer les fournitures de bureau, les timbres (en coopération avec le vaguemestre), les tickets restaurant et suivre la maintenance des locaux (usage de CARL master, CARL Flash), en étroite collaboration avec la cadre de pôle ;
. Gérer et organiser les réunions d'équipe par Microsoft Team si besoin ;
. Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue ;
. Participer à la démarche qualité.

Spécificités du poste :
- Assurer les contacts téléphoniques et courrier pour taches universitaires (enseignement et recherche et activités fédératives
- Participer à l'organisation et gérer le planning des divers enseignements en particulier Diplôme d'Université (planning intervenants, examens etc); mais aussi formations partenaires ;
- Gestion et prévention des conflits d'agenda du PUPH entres les différentes activité